Doorbraak in Brazilië

Het is even wennen: in Brazilië is de beleefde aanspreekvorm met de voornaam: Naira, de assistente van de president(e) van de bank, heeft alles georganiseerd. Zij volgt trouwens met zes collega’s een opleiding voor organisatie opstellingen en systemisch werk in Sao Paulo. Ze is enthousiast én geraakt door wat opstellingen kunnen doen en brengt dat nu in haar bank.

Er zijn problemen gerezen in de afdeling die de strategie bepaalt. Deze afdeling ressorteert meteen onder Fernanda, de president van de bank. De afgelopen maanden is opeens het commitment en de inspiratie binnen deze 100 vrouw en man grote afdeling gedaald. Durval, de directeur strategie, zit er mee in zijn maag. Hoewel hij opstellingen nog niet kent besluit hij om op voorspraak van Naira, twee dagen met zijn team te willen werken aan het blootleggen van de onderliggende dynamieken en zoeken naar oplossingsrichtingen.

In een voorbespreking in Sao Paulo worstelen we met de vraag wat een goede setting kan zijn. Durval, voorheen voorman van de vakbonden, wil graag bottom-up werken: hij stelt zich voor dat we met alle 100 medewerkers, dat zijn vier hiërarchische lagen, tegelijkertijd werken. Voor mij is dat niet alleen te ingewikkeld, maar ik ben vooral huiverig voor het mogelijke effect wanneer dynamieken en problemen, die in de top spelen, in beeld komen voor overige medewerkers.

Uiteindelijk besluiten we één dag met Durval en zijn vier mededirecteuren te werken en de dag erna met dit directieteam,uitgebreid met de 30 afdelingshoofden, verdeeld over vier strategische directies.

Twee dagen later vliegen we naar Brasilia, de hoofdstad van Brazilie, vijftig jaar geleden in het centrum van het land in the middle of nowhere gebouwd onder architectuur van Oscar Niemeyer. Een stad met enorm veel groen, en elke vierkante woonwijk heeft zijn eigen voorzieningen. Alle hotels staan bij elkaar in één wijk in het centrum.

Het gebouw van de ‘Eerste Kamer’ heeft de vorm van een grote witte halve bol en geeft daarmee de beslotenheid aan, het gebouw van het Parlement is ook een witte halve bol, maar dan als een schaal open naar boven. Dit symboliseert de openbaarheid. De enorme kathedraal heeft vier ingangen naar alle windrichtingen en is niet gekoppeld aan één bepaalde godsdienst, open voor allen. Brasilia is een totaal andere wereld dan de als een jungle groeiende steden zoals Sao Paulo.

De aanpak blijkt goed te werken. De eerste dag met Durval en zijn vier directeuren doen we meerdere opstellingen die gaan over de strategie als geheel en de relaties met de verschillende onderdelen van de bank en de politiek. Deze bank is eigendom van de regering en één van de problemen is dat na de presidentsverkiezingen over twee jaar het hele management en mogelijk het beleid over de kop zal gaan. Er is dus haast om nog veel voor mekaar te krijgen in deze korte periode. In de lunchpauze meldt Durval dat hij graag nog een persoonlijk opstelling voor zichzelf wil doen, zonder zijn directeuren erbij. Alles kan in Brazilië, dus dit ook. Overigens hing er een verzoek in de lucht om ‘s avonds ook nog met Fernanda, de presidente, een opstelling te doen, maar uiteindelijk kwam het haar, tot mijn opluchting, moet ik bekennen, niet goed uit.

De tweede dag stroomt de zaal vol met 35 managers. Fernanda komt om te vertellen hoe belangrijk ze vindt wat we doen, dat ze opstellingen ook kent en er goede ervaringen mee heeft, dat ze zo meteen door moet naar Lula, de Braziliaanse president om over de kredietcrisis te praten, en en passant meldt ze dat het belangrijk is om toch echt de 42 miljoen klanten in beeld te houden. Dat komt terug in een van de opstellingen van die dag. Deze bank richt zich ook op het arme deel van de bevolking, heeft kantoren in de meest afgelegen dorpen, verleent microkredieten en wil een life-line zijn voor de allerarmsten. De representant van de 42 miljoen klanten is heel duidelijk: wat ze van de bank nodig heeft en wil is datgene, dat haar waardigheid vergroot. Voor velen aanwezigen een eyeopener.

Elk van de vier directies wil die dag een opstelling doen. Steeds is een heel team, de directeur en vijf of zes afdelingshoofden, samen cliënt voor een opstelling. Steevast willen ze een representant voor het doel van de bank, een representant voor het doel van hun directie en ook representanten voor ieder van de teamleden en dan nog representanten die nodig zijn voor hun specifiek eke vraag of probleem. Ik bewonder hun moed om ten overstaan van hun collega’s uit de andere directies zichzelf in beeld te durven brengen en de consequenties daarvan te nemen. Er vloeien ook tranen bij vele aanwezigen in de zaal, wanneer een vroeger dierbaar doel, dat nu verloren is gegaan, in beeld komt. Het lijkt erop dat het verdwijnen van dat doel veel te maken heeft met het gedaalde commitment. Ook nu weer willen twee directeuren tussen de middag een opstelling doen over hun onderlinge relatie. Het kan en ze gaan ervoor.

Na twee dagen hard werken, voor iedereen, racen we naar het vliegveld om ‘de bus’ naar Sao Paulo te halen. Wat me vooral bijgebleven is, is hoe vanzelfsprekend deze mensen omgaan met opstellingen.

Een paar dagen eerder kwam onverwacht de vice-president van de Kamer van Industrie, met 85000 (!) industriële ondernemingen als leden, aanschuiven bij een dag opstellingen. Hij begon ogenblikkelijk mensen te bellen om hen aan te moedigen ook te komen, omdat hij op iets erg bruikbaars was gestuit.

Voor de Brazilianen een enorme opsteker: een grote bank en een enorme koepelorganisatie die opstellingen omarmen als een zeer bruikbare en tegelijkertijd heel gewone methode.